Waarom OrderToday? – OrderToday

Slimme software voor elke ondernemer

Ondernemen betekent organiseren. Met OrderToday heb je hiervoor de perfect tool in handen. OrderToday is de ultieme work management software waarmee je eenvoudig alle communicatie rondom je bedrijf vastlegt en afhandelt.

Waarom OrderToday?

Of je nu een zelfstandige professional bent of een klein bedrijf met een handvol medewerkers, het soepel laten verlopen van bedrijfsprocessen is cruciaal, maar niet altijd eenvoudig. Veel kleine bedrijven worstelen met het opvolgen van communicatie en het organiseren van taken. Gelukkig is daar OrderToday, het perfecte werkbeheersysteem voor jouw onderneming.

Met onze intuïtieve work management software combineer je het beste van beide werelden. Je krijgt toegang tot een handige workflow die naadloos aansluit op jouw dagelijkse activiteiten. Bovendien kun je per ticket aangeven welke functionaliteiten je nodig hebt, zodat je alleen betaalt voor wat je echt gebruikt. En het mooie is: zelfs als je meerdere collega’s hebt, helpt OrderToday je om alle informatie soepel door je bedrijf te laten stromen en de juiste mensen eraan te koppelen. En dat alles voor een betaalbaar bedrag per maand, waardoor de kosten laag blijven en je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je bedrijf.

Tagbox

Elke administratie binnen OrderToday heeft een eigen tagbox. Deze tagbox vul je door een e-mail te sturen naar het unieke e-mailadres van de tagbox of door er direct tagitems in aan te maken.

Direct taggen

Door in het onderwerp van de e-mail direct een tag te benoemen sla je de tagbox over en wordt het item direct in de (persoonlijke) workloadmatrix gezet. Dus mocht je bij een klant de deur uit stappen en je wilt direct een bezoekverslag maken en deze in je persoonlijke dashboard zetten dan stuur je een e-mail met in het onderwerp “Bezoekverslag Klant A [Bezoekverslag uitwerken].

Hierdoor weet je zeker dat je niks meer vergeet. Handig toch?

De tagbox is het kloppend hart van OrderToday.

Taggen

Vanuit de tagbox koppel je een tagitem aan een zelfbedachte Custom tag of System tag. Nadat je een tagitem hebt getagd dan wordt het een ticket.

Custom tag

Deze maak je zelf aan. Zoals ‘Offerte voorbereiden’, ‘Klant terugbellen’ of ‘Klacht afhandelen’. Vanuit de tagbox selecteer je een Custom tag en koppel je eventueel een herinnering. Op je persoonlijke dashboard zie je dan in één oogopslag welke taken er nog op je wachten.

System tag

Vanuit de tagbox kun je ook een System tag koppelen. Een tagitem kan meteen gekoppeld worden aan een System tag maar je kunt deze ook eerst aanvullen via Custom tags. Een System tag is bijvoorbeeld: ‘Offerte maken’, ‘Order maken’, ‘Factuur maken’.

Workloadmatrix

De workloadmatrix vertelt je in één handig overzicht wat de workload voor je bedrijf is. Zo zie je in één oogopslag hoeveel items je nog kunt tangen en bijvoorbeeld hoeveel offerte je nog moet maken.

Autoriseren

Elke stap binnen de workflow kan door maximaal drie gebruikers worden geautoriseerd. Hierdoor voorkom je dat een offerte met een verkeerde prijs de deur uitgaat of dat een klacht verkeerd wordt afgehandeld. Dit is uiteraard optioneel.

Offerte maken

Nadat je het ticket misschien een aantal keren via custom tags hebt verrijkt met gegevens die nodig zijn om een goede offerte te kunnen maken, ga je hem system taggen. Nu kun je de klant selecteren en artikelen toevoegen. Natuurlijk kun je zelf een prijs invullen maar OrderToday heeft een aantal slimme add-ons voor je beschikbaar.

Nadat je de offerte hebt afgemaakt kun je hem direct als PDF bekijken en hem aan de klant e-mailen. De klant kan de offerte online goedkeuren waardoor de autorisator weet dat de offerte een order is geworden.

Add-ons

Per ticket kun je bepalen of je voor de artikelen gebruik wilt maken van add-ons. Add-ons zijn handige modules die je helpen bij het bepalen van de prijs.

Zo kun je simpel een prijs selecteren via de ‘Artikelregels’-add-on, een prijs bepalen via de slimme ‘Staffels’-add-on of gebruik maken van de ‘Business Components’-add-on.

Met deze laatste add-on heb je de mogelijkheid om zeer uitgebreide calculaties te maken in Excel. OrderToday ‘praat’ met Excel door er variabelen in te zetten, het werkblad door te rekenen en weer gegevens terug te lezen. Op deze manier ontstaan een flexibele en krachtige calculatieomgeving die je helemaal zelf kunt inrichten.

Tijdlijn

Als je vanuit je tagbox een Custom tag of een System tag koppelt dan wordt er een ticket gemaakt.

Van dit ticket wordt alles bijgehouden en overzichtelijk weergegeven in de tijdlijn. Hierdoor heb je altijd alle gegeven bij de hand als je iets met het ticket gaat doen. Zoals de betreffende klant bellen of een offerte uitwerken. Je kunt zelf ook belangrijke informatie rechtstreeks toevoegen aan de tijdlijn.

Mocht er iets mis zijn met je order dan is de tijdlijn een handig hulpmiddels om te ontdekken wie er wanneer aan heeft gewerkt.

Notificaties

Je kunt een tagitem ook koppelen aan een bestaande ticket. Dit zie je dan in je tijdlijn.

Zo kun je bijvoorbeeld vragen over lopende orders bij het ticket zetten. Ook zaken die gedurende het orderproces niet vergeten moeten worden maak je op die manier snel zichtbaar in de tijdlijn.